Warum „billable hours“ kein Arbeitsschutz-Konzept ersetzen (und was Unternehmen jetzt pragmatisch tun können)

Genau an dieser Schnittstelle setzt ein Urteil des Verwaltungsgerichts (VG) Hamburg an: Das Gericht hat behördliche Anordnungen zur Arbeitszeiterfassung in einer internationalen Wirtschaftskanzlei am Standort Hamburg weitgehend bestätigt – und damit sehr praxisnah herausgearbeitet, worauf es beim Arbeitszeitschutz organisatorisch ankommt. Maßgeblich ist der veröffentlichte Urteilstext des VG Hamburg vom 18.07.2025 (Az. 21 K 1202/25).

Dieser Beitrag erklärt, worum es ging, was das Gericht entschieden hat – und vor allem, was Arbeitgeber in projektgetriebenen Umfeldern daraus mitnehmen können, ohne gleich „Stechuhr-Kultur“ einzuführen.

Worum ging es im Urteil (VG Hamburg, 21 K 1202/25)?

Auslöser waren zwei anonyme Beschwerden (2020 und 2021) über mutmaßlich regelmäßige, massive Überschreitungen von Arbeitszeitvorgaben am Hamburger Standort der Kanzlei – mit sehr langen Anwesenheitszeiten bis spät abends.

Wichtig für die Einordnung: Bereits vor der behördlichen Vor-Ort-Besichtigung wurde mitgeteilt, dass es keine Aufzeichnungen der Arbeitszeiten gebe. Gleichzeitig wurde gegenüber der Behörde erläutert, dass Netto-Arbeitszeiten (für die Mandantenabrechnung) sehr wohl aufgezeichnet würden – weil diese Stunden den Mandanten in Rechnung gestellt werden; verantwortlich seien die Partner.

Die zuständige Hamburger Arbeitsschutzbehörde erließ daraufhin mit Bescheid vom 30.11.2023 (Widerspruchsbescheid 30.01.2025) drei Anordnungen mit zweimonatiger Umsetzungsfrist:

1. Arbeitszeiten aufzeichnen: Die tatsächlich geleisteten Arbeitszeiten so dokumentieren, dass mindestens Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Dauer der täglichen Arbeitszeit hervorgehen.

2. Unterweisen + nachweisen: Mitarbeitende zur Notwendigkeit der Aufzeichnungen unterweisen und Belege (Datum, Namen, Thema) an die Behörde senden.

3. Organisations-/Mitteilungspflicht: Der Behörde mitteilen, wie disziplinarisch verantwortliche Partner die Arbeitszeiten regelmäßig prüfen/kontrollieren sollen.

Das Ergebnis: Zwei Anordnungen bestätigt, eine aufgehoben – Berufung zugelassen

Das VG Hamburg entschied im Kern:

• Zeiterfassung (Ziffer 1) bleibt bestehen,

• Unterweisung + Nachweise (Ziffer 2) bleibt bestehen,

• die zusätzliche Organisations-/Mitteilungspflicht (Ziffer 3) wurde aufgehoben,

• die Berufung wurde zugelassen.

Die Entscheidung ist damit kein „Schlusspunkt für alle Zeiten“ – aber ein sehr konkretes Signal, wie behördliche Durchsetzung in der Praxis aussehen kann und welche organisatorischen Erwartungen Gerichte an Arbeitgeber stellen, wenn Arbeitszeitschutz überprüfbar sein soll.

Was das Urteil für die Praxis besonders deutlich macht

1) Ein begründeter Verdacht reicht als Ausgangslage

Der Fall zeigt: Wenn plausible Hinweise auf Verstöße gegen Höchstarbeitszeit und Ruhezeiten im Raum stehen und keine Arbeitszeiterfassung existiert, fehlt der Behörde die Datengrundlage für wirksame Prüfung. Genau hier wird Arbeitszeiterfassung zum Instrument des Arbeitsschutzes – nicht zur „Kontrolle um der Kontrolle willen“.

2) „Nur Überstunden“ zu erfassen reicht nicht – Ruhezeiten brauchen Beginn/Ende

Ein zentraler Punkt (auch in der behördlichen Begründung im Verfahren): Eine Erfassung nur der Stunden jenseits der Höchstarbeitszeit ist kein gleich wirksames Mittel, weil für die Gesundheit auch Ruhepausen und Ruhezeiten relevant sind – und diese nur bei umfassender Erfassung überprüfbar sind.

Das passt zur breiteren arbeitswissenschaftlichen Einordnung: Die BAuA betont, dass Arbeitszeiterfassung u. a. hilft, Ruhezeiten und Pausen einzuhalten und Entgrenzung zu vermeiden; außerdem reiche die reine §16(2)-Logik (nur „über 8 Stunden“) nach der EuGH-/BAG-Rechtsprechung nicht aus.

3) „Freiwillig“ vs. „angeordnet“ ist für den Arbeitsschutz nicht entscheidend

Für Unternehmen kulturell relevant – rechtlich aber ein harter Punkt: In der öffentlichen Aufarbeitung des Falls wird betont, dass das Gesetz nicht danach differenziert, ob Überschreitungen „freiwillig“ oder auf Anweisung passieren – der Schutzmechanismus (Höchstarbeitszeit, Ruhezeiten) greift unabhängig davon.

Praktisch übersetzt: Selbstüberforderung ist ebenfalls Arbeitsschutzthema – und organisatorisch nicht „privatisierbar“.

4) Associates/Senior Associates: Titel ersetzt keine Ausnahmeprüfung

Die Anordnungen bezogen sich auf Associates/Senior Associates; die öffentliche Berichterstattung hebt hervor, dass diese Gruppe nicht automatisch als ausgenommen behandelt werden kann und die Kanzlei sie unterweisen muss.

Übertrag in andere Branchen: „Senior“, „Principal“, „Lead“ oder „Expert“ ist kein juristischer Freifahrtschein. Entscheidend ist die tatsächliche Funktion und Stellung.

Billable hours: kein Ersatz – aber ein Zumutbarkeitsargument (und Arbeitszeit ist immer „mehr“)

Hier ist die wichtige Präzisierung (und genau dein Punkt):

Das Urteil sagt nicht: „Billable hours sind die Grundlage der Arbeitszeiterfassung.“
Die tragfähige Logik ist vielmehr: Wenn ein Arbeitgeber bereits ein funktionierendes System zur Erfassung abrechenbarer Zeiten betreibt, ist die zusätzliche Anforderung einer Arbeitszeiterfassung organisatorisch regelmäßig zumutbar und verhältnismäßig – weil Zeitdokumentation als Routine, Tooling und Prozess bereits existiert. Das wird im Fallkontext auch dadurch sichtbar, dass gegenüber der Behörde erklärt wurde, Netto-Arbeitszeiten würden für die Mandantenabrechnung aufgezeichnet.

Gleichzeitig gilt (und das ist zentral für jedes Projektgeschäft):
Mandanten-/Projektzeit ist nicht gleich Arbeitszeit. Arbeitszeit umfasst auch alle nicht abrechenbaren Tätigkeiten, z. B.:

• interne Abstimmungen, Koordination, Dokumentation

• Fortbildung/Training, Onboarding

• Qualitätssicherung, interne Projekte

• Administration, Reisezeiten (soweit arbeitszeitrechtlich relevant)

• und selbstverständlich Zeiten in IT, HR, Finance, Legal Ops, Assistenz, Sales/BD etc.

Wer Arbeitszeit erfasst, muss daher alle Arbeitszeit abbilden – nicht nur das, was sich fakturieren lässt. „Billable hours“ sind also höchstens ein Indiz dafür, dass zusätzliche Dokumentation nicht unzumutbar ist – aber sie ersetzen sie nicht.

Praxisempfehlung: Trennt organisatorisch klar:

• Arbeitszeit (Arbeitsschutz/Compliance): Beginn, Ende, Dauer (+ Pausenlogik)

• Projekt-/Leistungszeit (Abrechnung/Controlling): billable/non-billable nach Kostenträgern, Tickets, Projekten

So verhindert ihr, dass Arbeitsschutzdaten „durch die Abrechnungsbrille“ verzerrt werden – und ihr verhindert Doppelarbeit, weil Systeme sich sinnvoll ergänzen können.

Einordnung für Wissensarbeit & Projektgeschäft

In Kanzleien, Beratungen, Agenturen, IT- und Engineering-Projekten ist Arbeitszeit häufig:

• nicht linear (Peaks und Leerlauf),

• termingetrieben (Deals, Releases, Ausschreibungen),

• hybrid/remote (Arbeit über Tagesgrenzen),

• verzahnt mit Timesheets und Abrechnung.

Genau deshalb ist der Kern der Entscheidung so relevant: Arbeitszeitschutz braucht prüfbare Daten (Beginn/Ende/Dauer), um Höchstarbeitszeit und Ruhezeiten überhaupt beurteilen zu können.

Und: Wenn regelmäßige Peaks strukturell auftreten, wird das organisatorisch zum Thema (Ressourcen, Priorisierung, Vertretungsmodelle) – nicht zum Dauer-„Ausnahmezustand“. Diese Organisationsbotschaft wird in der Berichterstattung zum Urteil sehr deutlich herausgestellt.

Was bedeutet das konkret für Arbeitgeber? Ein pragmatischer Umsetzungsplan

1) Scope klären: Für wen gilt was?

• Rollen/Funktionen sauber definieren (Leitung, Personalverantwortung, Entscheidungsspielräume).

• Nicht vom Titel („Senior“) auf Ausnahmen schließen.

2) Datensatz festlegen: Beginn, Ende, Dauer (und Pausenlogik)

Genau diese Mindestinformationen wurden als erforderlich adressiert: Beginn, Ende und Dauer.
Ohne sie bleiben Ruhezeiten schwer prüfbar.

3) Prozess definieren: Erfassen, korrigieren, plausibilisieren

Ein bewährtes Modell in Wissensarbeit ist:

• Self-Service-Erfassung durch Mitarbeitende (mobil/web),

• klar geregelte Korrekturen (mit Grund),

• Plausibilitätschecks (fehlende Tage, Extremwerte),

• Auswertung eher auf Muster-/Risikoebene statt Mikromanagement.

4) Unterweisung ist Teil der Compliance – nicht „nice to have“

Unterweisung + Nachweisfähigkeit waren ausdrücklich Teil der bestätigten Anordnung.
Praktisch: Kurzes, wiederholbares Format (Onboarding + Refresh), dokumentiert.

5) Timesheet-Welten integrieren – aber sauber trennen

Wenn es bereits billable-hours-Prozesse gibt, nutzt die vorhandene Disziplin („Zeiten müssen rein“) – aber sorgt dafür, dass Arbeitszeit vollständig abbildbar ist, inkl. nicht-billable und Support-Tätigkeiten. (Billable hours sind hier ein Zumutbarkeitsargument, kein Ersatz.)

Praxis-Checkliste: 12 Punkte für ein „auditfestes“ Setup (ohne Overkill)

1. Rollen-Scope klären (wer unterliegt welchen Regeln?)

2. Minimaldatensatz definieren (Beginn, Ende, Dauer)

3. Arbeitsort-neutral regeln (Büro, Homeoffice, Reise, Außentermine)

4. Prozess festlegen (Erfassung, Korrektur, Rechte/Rollen)

5. Unterweisung konzipieren (Onboarding + regelmäßige Auffrischung)

6. Nachweisfähigkeit sicherstellen (Teilnehmer, Inhalte, Datum)

7. Kategorien für nicht-billable Zeiten definieren (intern/Admin/Training/IT/HR etc.)

8. Plausibilitätschecks etablieren (fehlende Tage, Extremwerte)

9. Eskalationswege definieren (bei wiederkehrenden Überschreitungen)

10. „Notfall“-Definition festlegen (was ist Ausnahme, was Strukturproblem?)

11. Reporting/Exporte vorbereiten (intern/extern)

12. Kommunikationspaket bauen („Warum machen wir das?“ = Arbeitsschutz, Transparenz, Fairness)

Wie Zeiterfassung in der Praxis schlank sein kann (gerade im Projektgeschäft)

Arbeitszeiterfassung muss nicht „Stechuhr“ bedeuten. Häufig funktionieren:

• web- und mobile Erfassung (Start/Stop oder Start/Ende),

• Delegation an Mitarbeitende möglich – Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber, wie auch die BAuA einordnet,

• Rollen-/Rechtemodelle (Mitarbeitende erfassen, Führung/HR plausibilisieren, Compliance auswerten),

• Auswertungen/Exporte für interne Checks oder behördliche Nachfragen,

• Hinweise auf auffällige Muster (späte Enden + frühe Starts) als Unterstützung, nicht als Überwachung.

Transparenzhinweis: Wir entwickeln und vertreiben Zeiterfassung – z. B. Time 3010 für Büro-, Projekt- und Hybrid-Work-Szenarien. Entscheidend ist dabei weniger der Produktname als die Frage: Passt das System zu Prozessen, Rollen und Kultur – und macht es Arbeitsschutz prüfbar, ohne Reibung zu erzeugen?

Fazit

Das VG Hamburg zeigt mit dem Urteil (Az. 21 K 1202/25) sehr konkret: Wenn Hinweise auf Arbeitszeitverstöße im Raum stehen und keine Arbeitszeitdokumentation vorhanden ist, können Behörden die Erfassung von Beginn, Ende und Dauer sowie Unterweisung und Nachweise anordnen – und Gerichte können das weitgehend bestätigen.

Für Kanzleien, Beratung, Agenturen und projektgetriebene IT/Engineering-Organisationen steckt darin eine pragmatische Botschaft:

• Arbeitszeitschutz braucht Daten, die Ruhezeiten prüfbar machen – „nur Überstunden“ reicht nicht.

• „Freiwillig“ ist kein Ausweg aus Arbeitsschutzpflichten.

• Billable hours sind kein Ersatz für Arbeitszeiterfassung – aber ein starkes Argument dafür, dass zusätzliche Erfassung organisatorisch zumutbar ist. Arbeitszeit muss dabei immer vollständig erfasst werden: inklusive nicht-billable Arbeit und Supportbereiche wie IT/HR.

Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung; für die rechtliche Bewertung im Einzelfall bitte fachkundige Beratung einholen.