Besuchermanagement als Schnittstelle zur Zutrittskontrolle
Effektives Besucher-Management für sichere Zutrittskontrolle
Während in vielen Unternehmen die Zutrittssteuerung für die Mitarbeiter reibungslos funktioniert, bleiben Besucher häufig außer Acht. Dies kann zu Unsicherheit an der Pforte und dem Empfang führen, wenn keine angemessenen Informationen verfügbar sind, um mit Gästen und Handwerkern umzugehen. Unbekannte und nicht registrierte Besucher stellen ein potenzielles Sicherheitsrisiko für das Unternehmen dar. Doch mit einem professionellen Besucher-Management, das individuell nach den Wünschen und Bedürfnissen des Kunden und Anwenders gestaltet werden kann, lässt sich hier Abhilfe schaffen.
Eine dedizierte Softwarelösung, oft als Zusatzmodul zur Zutrittssteuerung, ermöglicht eine transparente und sichere Abwicklung des Besucherverkehrs. Zusätzlich verwaltet sie Besucherausweise mit zeitlich begrenzter Zutrittsberechtigung. Durch spezielle Konfigurationsmasken können Besucher wie Handwerker, Lieferanten, Seminarbesucher und Spediteure bestimmte Zutrittsrechte zugewiesen bekommen. Dadurch wird der Zutritt oder die Zufahrt zu spezifischen Werksbereichen nur zu ausgewählten Zeiten gestattet, was die Sicherheit und Kontrolle deutlich verbessert.
Moderne Besuchermanagement-Systeme gewährleisten eine angemessene Begrüßung und sichere Begleitung von Besuchern zu ihren Ansprechpartnern. Sie übernehmen alle notwendigen Schritte, angefangen von der Anmeldung über den Web Client bis hin zur Ausgabe und Rücknahme von Besucherausweisen mit individuellen Zutrittsprofilen sowie der Zuweisung eines Besucherparkplatzes. Mit diesem ganzheitlichen Ansatz wird sichergestellt, dass ungebetene und nicht autorisierte Gäste nicht unberechtigt oder unkontrolliert in Gebäuden oder auf dem Gelände herumlaufen können.
Der Besucherausweis ermöglicht es Gästen, sich innerhalb bestimmter vordefinierter Bereiche des Werksgeländes frei zu bewegen, beispielsweise in der Verwaltung oder in Bereichen mit Besprechungsräumen. An abgesicherten Zutrittspunkten kann der Gast nach Ausweisprüfung problemlos passieren. Für Gefahrensituationen und aus Sicherheitsgründen ist es für Unternehmen entscheidend zu wissen und nachvollziehen zu können, welche betriebsfremden Personen sich wann und aus welchem Grund auf dem Werksgelände aufgehalten haben. Durch die Verwendung moderner Besuchermanagement-Systeme wird diese Transparenz und Sicherheit gewährleistet.
Abwicklung eines Besuches mit dem Besuchermanagement
Besuchervoranmeldung: Effiziente Besuchsplanung leicht gemacht
Ein wesentlicher Schritt bei der Besuchsplanung ist die Besuchervoranmeldung, die durch einen Mitarbeiter erfolgt. Dabei werden je nach den Anforderungen und der Organisation des Unternehmens alle relevanten Informationen erfasst. Dazu gehören beispielsweise die zuständige Rezeption, der Besuchstag und die -zeit, der Anlass des Besuchs, der Name des besuchten Mitarbeiters sowie die Kontaktdaten des Besuchers und vieles mehr (siehe beispielhafte Maske unten). Für die interne Organisation des Unternehmens können auch zusätzliche Aufgaben im System erstellt werden, wie die Bestuhlung des Besprechungsraums, die Bewirtung der Gäste oder die Bereitstellung von Medien.
Die Zugriffs- und Auswertungsberechtigungen für die gesammelten Informationen werden in der Regel durch das System festgelegt. Optional kann das System automatisch eine Bestätigungsmail generieren, die bereits wichtige Informationen wie Anfahrtshinweise oder Sicherheitsvorschriften enthalten kann. Wenn gewünscht, kann auch ein Foto der Person im System hinterlegt werden, um die Identifizierung zu erleichtern.
Des Weiteren bietet das System die Möglichkeit, passende Besprechungsräume bequem zu buchen. Um die Erfassung aller wichtigen Daten über den Besucher zu erleichtern, kann ein QR-Code in der Bestätigungsmail generiert werden, der bei Bedarf schnell eingescannt werden kann. Dadurch wird die Besuchervoranmeldung zu einem effizienten und gut organisierten Prozess.
Effiziente Besucheranmeldung mit Besucherausweis für elektronische Zutrittssteuerung
Wenn ein Besucher zum vereinbarten Termin eintrifft, wird er an der Rezeption angemeldet. Dort erhält er einen Besucherschein und/oder einen Besucherausweis (gedruckt mit einem Etikettendrucker). Um die Vorteile der elektronischen Zutrittssteuerung nutzen zu können, kann der Besucherausweis in einer RFID-Ausweishülle kombiniert werden, die einen RFID-Ausweis enthält. Dadurch wird die Besucheranmeldung zu einem effizienten Prozess und ermöglicht dem Besucher den bequemen Zugang mit Hilfe der elektronischen Zutrittssteuerung.
Effiziente Besucheranmeldung mit Besucherausweis für elektronische Zutrittssteuerung
Wenn ein Besucher zum vereinbarten Termin eintrifft, wird er an der Rezeption angemeldet. Dort erhält er einen Besucherschein und/oder einen Besucherausweis (gedruckt mit einem Etikettendrucker). Um die Vorteile der elektronischen Zutrittssteuerung nutzen zu können, kann der Besucherausweis in einer RFID-Ausweishülle kombiniert werden, die einen RFID-Ausweis enthält. Dadurch wird die Besucheranmeldung zu einem effizienten Prozess und ermöglicht dem Besucher den bequemen Zugang mit Hilfe der elektronischen Zutrittssteuerung.
Effiziente Lösung zur Minimierung von Besucherwartezeiten
Dank des innovativen Besuchermanagements übernimmt die Pforte und der Empfang alle administrativen Aufgaben rund um den Besuch und überträgt die Daten automatisch an die Zutrittssteuerung oder ein übergeordnetes Subsystem für Personalzeiterfassung und Zutrittssteuerung. Da alle geplanten Besuche bereits im Voraus im System erfasst sind, behält das Empfangspersonal jederzeit den Überblick über die bevorstehenden Besucher. Wenn ein vorangemeldeter Besucher eintrifft und seine Identität nachweisen kann, wird der Besucherausweis direkt ausgedruckt. Dieser reibungslose Ablauf entlastet nicht nur das Personal am Empfang, sondern vermittelt dem Besucher auch ein herzliches Willkommen. Dadurch lassen sich Wartezeiten am Empfang deutlich reduzieren.
Für wiederkehrende Besucher werden die Daten gespeichert. Aufgrund ihres Status erhalten diese Besucher automatisch Zutrittsberechtigungen für den Gästeausweis. Als zusätzliche Funktion besteht die Möglichkeit, den Gast in der Kantine für das Mittagessen anzumelden. Darüber hinaus kann auch die Nutzung von Smartphones zur Zutrittssteuerung in Bereichen (z. B. Besprechungsräume), in denen keine besonderen Sicherheitsanforderungen bestehen, in Betracht gezogen werden. Dies ermöglicht eine noch flexiblere und zeitgemäße Handhabung der Zutrittskontrolle.
Bei entsprechender Auslegung der Zutrittsgeräte kann die Zutrittsberechtigung ganz bequem per NFC-Funktionalität oder durch das Scannen eines QR-Berechtigungscodes erfolgen, ohne dass ein physischer Ausweis erforderlich ist. Selbst offizielle ID-Karten wie der ePA (neue elektronische Personalausweis) können bei entsprechender Ausstattung des Besucherterminals problemlos ausgelesen werden. Dadurch können Wartezeiten am Anmeldetresen für regelmäßige Besucher vermieden werden.
Das Besuchermanagement umfasst in der Regel folgende Schritte:
Reibungslose Abmeldung und Rückgabe des Besucherausweises
Beim Verlassen des Unternehmens meldet sich der Besucher an der Rezeption ab und gibt dabei den Besucherausweis zurück. Das Empfangspersonal trägt den Besucher ordnungsgemäß aus dem System aus. Sollte der Besucher versehentlich vergessen haben, den Ausweis beim Pförtner abzugeben, wird dieser automatisch ungültig, sobald das angegebene Besucherende erreicht ist. Diese standardisierte Abfolge gilt für jeden Besuchsvorgang und gewährleistet einen reibungslosen Ablauf.
Die Anwendungsbereiche von Besucher- und Infoterminals sind äußerst vielfältig – sei es als praktisches Wegeleitsystem für Besucher oder einfach als Möglichkeit, Wartezeiten zu überbrücken. Diese Terminals bieten eine breite Palette von Funktionen, von der freundlichen Begrüßung und Informationen für Besucher über die Vermittlung von Ansprechpartnern bis hin zur Erstellung von detaillierten Wegbeschreibungen.
Durch die geschickte Kombination von PC-Elektronik mit bewährten Komponenten von Zutritts- und Betriebsterminals wie Gehäusen, Ausweislesern, Tastaturen und Peripheriemodulen entsteht eine nahtlose Verbindung der Eigenschaften eines modernen PCs mit den bewährten Funktionen eines Betriebs- und Zutrittsterminals.
Ein großer Vorteil dieser multifunktionalen Terminals liegt in ihrer Kostenersparnis, da sie auch für die Zutrittssteuerung und die Personalzeiterfassung der Mitarbeiter genutzt werden können. Mit nur einem Buchungsvorgang erhält der Mitarbeiter nicht nur Zutritt, sondern seine Anwesenheit und der Arbeitsbeginn werden gleichzeitig erfasst. Dadurch wird der Verwaltungsaufwand erheblich reduziert und ein effizientes Zeitmanagement ermöglicht.
Effiziente Zufahrtskontrolle für Besucherfahrzeuge
Besuchern wird eine geplante Parkmöglichkeit für ihre Fahrzeuge angeboten. Die Ein- und Ausfahrt auf den Parkplatz oder in die Tiefgarage erfolgt dabei über eine zuverlässige Berechtigungsprüfung, die entweder über den Besucherausweis oder das Videosicherheitssystem abgewickelt wird. Dadurch wird eine effiziente Zufahrtskontrolle gewährleistet und ein reibungsloser Ablauf für die Besucher geschaffen.
Sicherheit geht vor: Unterweisung und Notfallplanung
In Unternehmen mit potenziell gefährlichen Produktionsbedingungen ist es besonders wichtig, Gefahren für Leib und Leben zu vermeiden, insbesondere für Besucher. Aus diesem Grund ist eine verpflichtende Sicherheitsunterweisung für Gäste unerlässlich und muss zudem dokumentiert werden. Das Besuchermanagement-System bietet sich besonders für Gewerbegebiete oder Werksareale mit verschiedenen Unternehmensniederlassungen und einer zentralen Pforte an. Es ermöglicht dem Pförtner eine lückenlose und jederzeit nachweisbare Führung der Besucher auf dem Gelände.
Im Falle einer Notfallplanung kann das Zutrittssystem eine Liste erstellen, die alle registrierten Besucher berücksichtigt und eine reibungslose Evakuierung aller Personen im Alarmierungsfall gewährleistet. Der Werkschutz kann außerdem überprüfen, ob tatsächlich alle Besucher das Werksgelände sicher verlassen haben. Sollte ein Besucher länger als geplant auf dem Gelände bleiben und diese Information nicht im System aktualisiert werden, kann bei entsprechender Konfiguration eine Alarmmeldung für den Werkschutz erzeugt werden, um schnellstmöglich zu reagieren.
Die ständige Weiterentwicklung der Zutrittssteuerung in Verbindung mit dem Besuchermanagement ist von großer Bedeutung. Es ist notwendig, sich neuen Situationen und steigenden Sicherheitsanforderungen anzupassen. Besonders im Notfall, bei Unglücken oder Katastrophen, darf nichts dem Zufall überlassen werden. Daher müssen mögliche Sonderfälle sorgfältig berücksichtigt werden. Immer mehr Unternehmen erkennen die Notwendigkeit, sich gegen unerwünschte Eingriffe in ihre Ideen, Privatsphäre und Geschäftsabläufe sowie gegen mögliche Schäden an Hab und Gut zu schützen. Aus diesem Grund ist es von entscheidender Bedeutung, die Zutrittssteuerung und das Besuchermanagement kontinuierlich zu verbessern und auf dem neuesten Stand der Technik zu halten. So kann ein effektiver Schutz vor potenziellen Gefahren gewährleistet werden.
Produkte der 3010 Software
Unser Angebot umfasst neben der Zeiterfassung, auch die digitale Personalakte, Zutrittskontrolle und die Personaleinsatzplanung. Wir bieten Ihnen individuelle Lösungen, die genau auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten sind. Unsere erfahrenen Mitarbeiter stehen Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung und beraten Sie kompetent und umfassend zu unseren Produkten und Dienstleistungen. Vertrauen Sie auf unsere langjährige Erfahrung und lassen Sie uns gemeinsam dafür sorgen, dass Ihr Unternehmen effizient und erfolgreich arbeiten kann. Kontaktieren Sie uns jetzt und lassen Sie uns gemeinsam eine Lösung finden, die zu Ihnen passt.
