Workflow
Was bedeutet Workflow?
Der Begriff „Workflow“ beschreibt den sequenziellen Prozess, wie ein Geschäftsprozess von einer Person oder Gruppe oder einer Organisation modelliert und integriert wird, welcher meist wiederkehrend ausgeführt wird. Ein Workflow beschreibt somit den Ablauf von Arbeitsschritten, die nötig sind, um einen bestimmten Geschäftsprozess erfolgreich abzuschließen. Dabei können verschiedene Schritte, Zuständigkeiten und Entscheidungen in Workflows definiert werden, um eine effiziente und strukturierte Umsetzung von Arbeitsschritten zu gewährleisten. Ein Workflow-Management-System, wie es im Webservice der Time 3010 zu finden ist, kann dabei helfen, den Workflow zu automatisieren und zu optimieren. Einfach gesagt legt ein Workflow fest, wer was bis wann tun soll, damit ein reibungsloser Ablauf von Geschäftsprozessen gewährleistet werden kann. Damit ein Workflow systematisch ablaufen kann, werden verschiedene Abhängigkeiten definiert. Dabei spielen zeitliche Abhängigkeiten wie Reihenfolge, Ausführungsdauern, Durchlaufzeiten, Gleichzeitigkeiten und Nebenläufigkeiten etc. eine wichtige Rolle. Der Workflow verfolgt das Ziel größtmöglicher Effizienz.
Wie funktioniert Workflow-Management?
Um ein effizientes Workflow Management zu gestalten, muss zuerst ein Startpunkt, auch als Trigger bezeichnet, sowie ein Schlusspunkt definiert werden. Anschließend wird der Workflow erstellt, der die einzelnen Schritte beschreibt, die erforderlich sind, um vom Trigger zum gewünschten Ergebnis zu gelangen. Eine wesentliche Voraussetzung für eine reibungslose Durchführung von Arbeitsabläufen ist die klare Zuweisung der einzelnen Prozesse an bestimmte Mitarbeiter und Systeme und die Priorisierung, sowie eine klare Reihenfolge. So wird sichergestellt, dass jeder Schritt im Ablauf klar verstanden wird. Eine strukturierte Dokumentation ist in diesem Zusammenhang ebenfalls von großer Bedeutung, um zu gewährleisten, dass alle berechtigten Mitarbeiter Zugang zu den Dokumenten haben und der Fortschritt des Workflows jederzeit nachvollzogen werden kann.
Produkte der 3010 Software
Unser Angebot umfasst neben der Zeiterfassung, auch die digitale Personalakte, Zutrittskontrolle und die Personaleinsatzplanung. Wir bieten Ihnen individuelle Lösungen, die genau auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten sind. Unsere erfahrenen Mitarbeiter stehen Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung und beraten Sie kompetent und umfassend zu unseren Produkten und Dienstleistungen. Vertrauen Sie auf unsere langjährige Erfahrung und lassen Sie uns gemeinsam dafür sorgen, dass Ihr Unternehmen effizient und erfolgreich arbeiten kann. Kontaktieren Sie uns jetzt und lassen Sie uns gemeinsam eine Lösung finden, die zu Ihnen passt.
Automatisierung Ihres Workflow-Managements mit der Time 3010
Mit dem papierlosen Workflow wird das Antragswesen digitalisiert und beschleunigt.
Korrekturbuchungen, Fehlzeitenanträge mit Vertreterfunktion wie Urlaubsanträgen oder Reiseanträgen werden durch die Mitarbeiter digital gestellt, von möglichen Vertretern akzeptiert und von Vorgesetzten bestätigt. In bis zu 5 Workflowebenen und für jede Antragsart individuell. Dadurch, dass der Workflow automatisch in Gang gesetzt wird, haben Sie keinen administrativen Aufwand mehr. Wenn der Arbeitgeber den Urlaubsantrag vorliegen hat, steht bereits fest, wer den Mitarbeiter in diesem Zeitraum vertreten wird. Und das Ganze ohne lästiges Rumtelefonieren oder das Schreiben unzähliger E-Mails, sondern ganz bequem und automatisch durch den Workflow. Erfahren Sie hier, welche weiteren Prozesse Sie mit der Time 3010 vereinfachen können.
Welche Vorteile ergeben sich durch einen guten Arbeitsablauf?
Generell ergeben sich viele Vorteile, wenn man sich näher mit dem Thema Workflow befasst.
Geschäftsabläufe verbessern und Effizienz steigern
Dadurch, dass im Workflow festgelegt ist, wer für welche Aufgaben zuständig ist, gibt es keine Unklarheiten in diesem Punkt und die jeweilige Mitarbeiter können zeitnah mit ihrer Aufgabe starten, statt zuvor abzusprechen, wer diese Aufgabe übernimmt. Außerdem werden die Mitarbeiter bereit, geübt darin sein, diese Aufgabe zu übernehmen, da sie sich durch die festgelegte Struktur auf diesen Zwischenschritt spezialisieren können.
Redundante Prozesse und Aktivitäten beseitigen
Durch die klare Zuordnung der Mitarbeiter zu einzelnen Aufgaben werden Prozesse nicht mehr doppelt und dreifach erledigt. Es ist festgelegt und Mitarbeiter müssen sich maximal in einer kleinen Gruppe koordinieren. So kommt es zu weniger Missverständnissen und die Aufteilung der Aufgaben ist effizient und gerecht. Redundanzen können über die Dokumentation im Workflow leichter erkannt und der gesamte Ablauf kann auch für weitere Beteiligte von Anfang bis Ende nachvollzogen werden.
Betriebskosten senken
Durch den Einsatz von Workflow-Management-Systemen können Betriebskosten gesenkt werden, indem der Arbeitsfluss automatisiert und optimiert wird. Hierdurch kann die Arbeitszeit reduziert werden, da viele manuelle Schritte automatisch erledigt werden können. Auch Verzögerungen können minimiert werden, da jeder Schritt des Workflows genau bestimmt ist und automatisch abläuft. Darüber hinaus können durch die verbesserte Transparenz und Steuerung von Prozessen Ressourcen wie Zeit und Materialien besser geplant und eingesetzt werden, was zu Kosteneinsparungen führen kann. Durch eine effiziente Gestaltung der Geschäftsprozesse können Unternehmen also ihre betrieblichen Abläufe optimieren und dadurch langfristig Kosten reduzieren.
schnelle Fehlerminimierung
Fehler bei einem Workflow können schneller erkannt werden, da der Ablauf der Arbeitsschritte und Zuständigkeiten in einem Workflow klar definiert und dokumentiert sind. Wenn es zu einem Fehler kommt, kann dieser meist schnell und gezielt lokalisiert werden, da der Workflow eine klare Struktur und Übersichtlichkeit bietet. Außerdem können Workflow-Management-Systeme, die den Ablauf automatisieren und überwachen, Fehler direkt melden und an die zuständigen Mitarbeiter weiterleiten. Eine schnelle Erkennung von Fehlern ermöglicht es, diese zeitnah zu beheben und somit Auswirkungen auf den Geschäftsprozess und die Kundenzufriedenheit zu minimieren.
Unterschiede zwischen den Begriffen Workflow und Business Process
Der Begriff „Business Process“ beschreibt einen strukturierten, wiederkehrenden Ablauf von Aktivitäten, die innerhalb einer Organisation oder eines Unternehmens durchgeführt werden, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Dies umfasst sowohl manuelle als auch automatisierte Prozesse und kann verschiedene Abteilungen oder Bereiche innerhalb eines Unternehmens umfassen. Business Processes werden oft im Rahmen von Business Process Management (BPM) analysiert, gestaltet, implementiert und kontinuierlich optimiert.
Ein Workflow hingegen beschreibt den sequenziellen Prozess, wie eine bestimmte Aufgabe, ein Projekt oder ein Geschäftsprozess von einer Person oder Gruppe oder einer Organisation bearbeitet wird. Workflows sind Teil von Business Processes und beschreiben detailliert, wer, was und wann tun soll, um ein bestimmtes Ziel innerhalb eines Geschäftsprozesses zu erreichen. Sie können in der Regel innerhalb eines BPM-Systems modelliert und automatisiert werden, um die Effizienz und Qualität von Geschäftsprozessen zu verbessern.
Insgesamt kann man sagen, dass Business Processes die umfassendere Perspektive auf die Arbeitsabläufe in einem Unternehmen bieten, während Workflows eher spezifische Aufgaben innerhalb dieser Prozesse beschreiben und detailliert modelliert werden können.
Mit dem papierlosen Workflow wird das Antragswesen digitalisiert und beschleunigt.
Korrekturbuchungen, Fehlzeitenanträge mit Vertreterfunktion wie Urlaubsanträgen oder Reiseanträgen werden durch die Mitarbeiter digital gestellt, von möglichen Vertretern akzeptiert und von Vorgesetzten bestätigt.
