Kernfragen für die Planung von Zutrittskontrollen
Integration von Betriebsrat und Anwenderkreis: Um die Umsetzung des Projekts voranzutreiben, wird ein engagiertes Team zusammengestellt, das aus IT-Spezialisten, Organisatoren und Vertretern der betreffenden Fachbereiche besteht. Externe Experten von Unternehmensberatungen, Softwarefirmen, Hochschulinstituten oder Anbietern können das Team ergänzen. Dabei ist von großer Bedeutung, dass die Geschäftsführung das geplante Vorhaben unterstützt und die Entscheidungen des Projektteams fördert. Eine frühzeitige Einbindung des Betriebsrats und die Verabschiedung einer Betriebsvereinbarung vor der Systemauswahl sind besonders relevant.
Die Motivation und Aufklärung der Mitarbeiter sind ebenso von hoher Wichtigkeit. Dies trägt dazu bei, Ängste abzubauen und die Akzeptanz zu steigern. Vor der Ist-Analyse und der Erstellung des Pflichtenhefts sollten die strategischen Ziele zwischen der Projektgruppe und der Geschäftsführung diskutiert und festgelegt werden. Dabei können die technischen und organisatorischen Ziele vorerst in den Hintergrund treten.
Anbieterauswahl: Der Anforderungskatalog (bei umfangreicheren und komplexeren Sicherheitsprojekten: das Pflichtenheft) und die Ausschreibung sollten die möglichen technischen oder organisatorischen Lösungen von potenziellen Anbietern nicht zu sehr begrenzen. Oft lenkt dies die Vorschläge zu früh in eine Richtung, die zwar den gut gemeinten Ideen des Erstellers entspricht, jedoch die optimale Lösung einschränkt. Denn ein erfahrener Anbieter – und nur an einen solchen sollte man ein solches Projekt übergeben – verfügt in der Regel über mehr Expertise als der beste Sachbearbeiter, der die Systemanforderungen formulieren soll. Nicht der Anbieter, der sämtliche Vorgaben umsetzen will, ist der beste, sondern jener, der die bestmögliche Lösung vorschlägt und liefert. Kapitel 15 enthält Checklisten und Hilfestellungen.
Installation, Service und Wartung: Der Aufwand für Montage und Installation (Zeit, Kosten, Arbeitskraft usw.) sollte frühzeitig berücksichtigt werden. Besonders in Renovierungs- und Neubausituationen kann der Installationsaufwand beträchtlich sein. Eine genaue Planung und Vorbereitung der notwendigen Arbeiten kann jedoch dazu beitragen, diesen Aufwand zu reduzieren.
Inspektion und Pflege: Während der Nutzungsdauer eines IT-Systems bedarf es der kontinuierlichen Wartung der Hardware und Software. Insbesondere Sicherheitssysteme müssen eine überdurchschnittliche Verfügbarkeit aufweisen und entsprechend robust konzipiert sein. Trotzdem kann es zu Ausfällen kommen. Eine rasche Identifikation und Behebung der Ursache sowie eine zügige Wiederherstellung sind in solchen Situationen von hoher Bedeutung.
Bei einer Inspektion kann beispielsweise geprüft werden, ob bestimmte Komponenten wie mechatronische Schließzylinder oder Türterminals einen niedrigen Batteriestand aufweisen. Temperatur- und Feuchtigkeitsschwankungen beeinflussen Türen, was zu Verziehungen führen kann. Dies wiederum kann zu Veränderungen der Türspaltmaße führen. Die daraus resultierende Belastung von Falle und Riegel kann zu Funktionsstörungen führen. Regelmäßige Wartungsarbeiten können solche Probleme verhindern.
Wartung von Hardware und Software: Wenn ein Anbieter den Abschluss eines Wartungsvertrags empfiehlt, sollte geprüft werden, ob dieser Vertrag eine echte Vorsorge darstellt – vergleichbar mit einer Versicherung – oder ob möglicherweise anfällige Komponenten im System vorhanden sind, die häufigen Austausch von Modulen erfordern. Ein Instandsetzungsvertrag hat den Vorteil, dass er die Lieferung von Ersatzteilen über die Vertragslaufzeit hinweg einschließt. Solche Verpflichtungen können jedoch auch Teil des Kaufvertrags sein, wodurch das Risiko gemindert wird, dass eine Reparatur aufgrund fehlender Ersatzteile nicht mehr durchführbar ist.
Der Abschluss eines Wartungsvertrags, eventuell mit der Option einer Fernwartung, ist insbesondere bei komplexen Systemen ratsam. In solchen Verträgen wird festgelegt, innerhalb welcher Zeitspanne im Falle einer Störung eine Reaktion und Fehlerbehebung erfolgt. Zu den Wartungsleistungen gehören unter anderem:
- Bereitstellung von Softwareverbesserungen (Updates), sofern es sich nicht um Systemerweiterungen (Upgrades) handelt,
- Behebung nachgewiesener und reproduzierbarer Programmfehler,
- Aktualisierung der Handbücher,
- Telefonsupport (Hotline) für Notfälle.
Um eine hohe Verfügbarkeit der Zutrittsperipherie sicherzustellen, empfiehlt es sich je nach Anlagengröße, ein oder mehrere Ersatzgeräte (wie ZKZ, Terminals, Leser usw.) vorrätig zu haben. Dies reduziert die Dienstleistungskosten, insbesondere für An- und Rückreisen der Servicetechniker. Ausfälle können sofort behoben werden, ohne auf Wartezeiten angewiesen zu sein. Zudem bieten die Hersteller der Hardware für die Zutrittssteuerungsperipherie oft Schulungen für das hauseigene Wartungspersonal an.
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