Digitale Personalakte: Das gehört rein
Inhalt der digitalen Personalakte: Ein Überblick
Die Einführung einer digitalen Personalakte bringt zahlreiche Vorteile mit sich, die Unternehmen nicht außer Acht lassen sollten. Mit einer übersichtlichen elektronischen Verwaltung der Mitarbeiterdaten wird das lästige Papierchaos vermieden. Der Zugriff auf die Akten erfolgt unkompliziert und bequem vom Computer aus, und die Möglichkeit einer Integration in Buchhaltungssoftware erleichtert die gesamte Personalabrechnung. Doch was genau sollte in einer digitalen Personalakte enthalten sein und welche rechtlichen Aspekte sind zu beachten?
Inhalt
1. Das gehört in die digitale Personalakte rein
In den meisten Unternehmen wird für jeden Mitarbeiter eine Personalakte geführt, die sämtliche Informationen enthält, die für das Arbeitsverhältnis relevant sind. Dazu gehören Personalunterlagen wie Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträge, Arbeitszeugnisse, Sozialversicherungs- und Steuerunterlagen sowie Nachweise über Fortbildungen. Auch allgemeine Personendaten wie Adresse und Bankverbindung sind Teil der Akte. Feedbackgespräche und Zielvereinbarungen können ebenfalls darin hinterlegt sein.
Eine effiziente Lösung wie die AZS 3010 Softwarelösung bietet die Möglichkeit, diese Dokumente nahtlos in der digitalen Personalakte Peris 3010 zu verwalten, was die Dokumentenverwaltung und den Zugriff erheblich erleichtert.
Es ist wichtig zu beachten, dass persönliche Informationen, die die Privatsphäre des Mitarbeiters betreffen, nicht in die Personalakte aufgenommen werden dürfen. Die Vertraulichkeit aller Daten muss gewährleistet sein, und jeder Mitarbeiter hat das Recht, auf Wunsch Einsicht in seine Personalakte zu erhalten.
Laut Gesetz darf nur eine Personalakte pro Mitarbeiter geführt werden. Sollte aus betrieblichen Gründen eine zweite Akte erforderlich sein, muss der Mitarbeiter darüber informiert werden, um sein Einsichtsrecht und Entfernungsansprüche geltend machen zu können.
2. Die Bedeutung der Sicherheit in der digitalen Personalakte
Die Sicherheit der Personalakte und ihrer Inhalte ist von entscheidender Bedeutung. Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, die höchstmögliche Sicherheit der in der Personalakte gespeicherten Daten zu gewährleisten. Der Zugriff sollte auf einen ausgewählten Personenkreis beschränkt sein, was in digitalen Personalakten leichter umzusetzen ist als in Papierakten.
3. Inhalte, die nicht in die digitale Personalakte gehören
Es gibt Informationen und Dokumente im Zusammenhang mit einem Mitarbeiter, die nicht in die digitale Personalakte gehören oder nur in Ausnahmefällen darin hinterlegt werden dürfen. Beispielsweise darf eine Krankmeldung nicht in der Personalakte aufbewahrt werden, es sei denn, es handelt sich um auffällige Krankschreibungen, bei denen der Verdacht besteht, dass sie aus anderen Gründen als Krankheit ausgestellt wurden. Informationen über Alkoholsucht dürfen ebenfalls nur unter bestimmten Voraussetzungen in die Akte aufgenommen werden.
4. Einsichtsrecht der Mitarbeiter
Laut Gesetz hat jeder Mitarbeiter das Recht zur Einsicht in seine Personalakte, das er jederzeit ohne Vorankündigung ausüben kann. Auch das Kopieren von Inhalten oder das Anfertigen von Notizen ist gestattet. Eine vollständig digitalisierte Personalakte erleichtert diesen Prozess erheblich und schafft Vertrauen zwischen Arbeitgeber und Mitarbeiter.
Mit Time 3010 und Peris 3010 erhalten Sie eine umfassende Lösung, um Ihre digitale Personalakte effizient zu verwalten und den rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden.
Häufig gestellte Fragen
Was versteht man unter einer digitalen Personalakte?
Eine digitale Personalakte ist eine elektronische Form der traditionellen Personalakte, die personalbezogene Dokumente und Informationen in digitalisierter Form verwaltet. Statt Papierakten werden die Mitarbeiterdokumente automatisiert digitalisiert und in elektronischer Form archiviert, wodurch effizientere Workflows und Zugriffsrechte ermöglicht werden, während datenschutzrechtliche Anforderungen weiterhin berücksichtigt werden.
Welche Vorteile bietet die Einführung einer digitalen Personalakte für die Personalabteilung?
Die Einführung einer digitalen Personalakte durch die HR-Software entlastet die Personalabteilung, da die Verwaltung und Aufbewahrung von Personalunterlagen effizienter gestaltet werden. Die digitale Transformation ermöglicht die digitalisierte Verwaltung sensibler Personaldaten, wodurch die ordnungsgemäße Führung und Aufbewahrung der Daten in der digitalen Personalakte gewährleistet wird.
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