Anforderungen für effektive Zutrittskontrollsysteme
Neue Vorschriften der Europäischen Union verlangen, dass Luftfrachtsendungen vor unbefugtem Zugriff und Manipulation durch geschultes und zuverlässiges Personal sowie durch sendungsbezogene Sicherheitserklärungen geschützt werden. Aus diesem Grund begann das Luftfrachtbundesamt (LBA) im April 2013 damit, Zertifikate für „Bekannte Versender“ (BV) auszustellen. Diese Zertifizierung ist erforderlich, um eine beschleunigte Zollabfertigung zu ermöglichen. Unternehmen ohne Zertifizierung könnten mit erheblichen Verzögerungen im Warenverkehr konfrontiert werden.
Ein „Bekannter Versender“ soll sicherstellen, dass Luftfracht nur in Flugzeuge geladen wird, die als sicher eingestuft wurden. Daher muss die Luftfracht bereits vor der Anlieferung auf Sicherheit geprüft werden, oder der „Bekannte Versender“ führt spezifische Sicherheitskontrollen im Unternehmen vor und während des Versands durch. Das Unternehmen ist eigenverantwortlich dafür verantwortlich, dass die identifizierbare Luftfracht/Luftpost auf dem Betriebsgelände ausreichend vor unbefugtem Zugriff und Manipulation geschützt wird. Dies erfordert, dass jeder Mitarbeiter, der mit dem Produkt in Kontakt kommen kann, die entsprechende Qualifikation besitzt. Die Möglichkeit des Kontakts zur Fracht muss nachvollziehbar dokumentiert werden. Erst dann ist eine Zertifizierung als „Bekannter Versender“ möglich. Das LBA gibt hierfür keine genauen Richtlinien vor, sondern überlässt es den Unternehmen, ihren Exportbereich als „gekapselten Bereich“ zu sichern.
Die Entwicklung und Umsetzung eines Sicherheitskonzepts Neben einer Vielzahl von Maßnahmen muss ein Unternehmen ein Sicherheitsprogramm erstellen, um die behördliche Zulassung als „Bekannter Versender“ zu erhalten. Hierbei sind Aspekte wie Produktionsverfahren, Verpackung, Lagerung, Transport und physische Sicherheit beschrieben. Zu den Sicherheitsmaßnahmen gehören spezielle Anforderungen an die Zutrittsteuerung sowie ein detailliertes und dokumentiertes Besuchermanagement. Viele Unternehmen unterschätzen den Aufwand für die Zertifizierung und benötigen Unterstützung von externen Beratern oder erfahrenen Systemhäusern, um die Umsetzung erfolgreich durchzuführen. Ein Teil dieses Prozesses beinhaltet Kontrollen von Inspektoren des LBA vor Ort.
Um alle Anforderungen zu erfüllen, ist ein umfassendes Sicherheitskonzept unerlässlich, da die individuellen Unternehmensmerkmale berücksichtigt werden müssen. Hierzu gehören bauliche Anforderungen, IT-Infrastruktur und Mitarbeiter. Alle betroffenen Abteilungen müssen in die Entwicklung eines solchen Konzepts einbezogen werden. Intensive Gespräche mit der Geschäftsleitung und dem Betriebsrat sind unerlässlich, da solche Maßnahmen mitbestimmungspflichtig sind.
Auf Grundlage der gesetzlichen Anforderungen muss ein praktischer Leitfaden entwickelt werden, der schrittweise umgesetzt wird, da es keine detaillierte Durchführungsverordnung gibt. Das Gesetz setzt das Ziel, die Ware geprüft und manipulationssicher zu versenden. Jedes Unternehmen muss ein individuelles Konzept erstellen, das auf die jeweiligen spezifischen Anforderungen zugeschnitten ist.
Absicherung der zertifizierten Sicherheitsbereiche:
Um die Zertifizierung als „Bekannter Versender“ zu erhalten, müssen angemessene Sicherheitsstandards erfüllt sein, die den Schutz der Güter (beispielsweise vor Manipulation) sicherstellen. Hierbei ist es erforderlich nachzuweisen, dass das Firmengelände und die Firmengebäude effektiv physisch abgesichert sind. Die abgegrenzten Zonen müssen räumlich getrennt sein und durch Zutrittskontrolle sowie elektronische Sicherheitseinrichtungen, Schleusen, Zäune und Überwachungskameras vor unberechtigtem Zugriff geschützt werden. Möglicherweise sind auch bauliche Anpassungen notwendig.
Am Markt stehen diverse Anbieter von Sicherheitslösungen zur Verfügung. Empfehlenswert sind solche, die folgende Angebotsbereiche abdecken können:
- Zutrittskontrolle (online/offline und mechatronische Schließsysteme)
- Zufahrtskontrolle und Kennzeichenerkennung
- Besuchermanagement
- Integration mit anderen Sicherheitssystemen (Einbruchmeldeanlagen, Brandmeldeanlagen usw.)
- Videosicherheit
Produkte der 3010 Software
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In Verbindung mit passender Zutrittskontrollsoftware muss das System am Türkontakt der Zutrittstelle erkennen können, ob eine Tür, Schleuse oder Schranke nach erlaubtem Eintritt ordnungsgemäß geschlossen wurde oder offen geblieben ist und somit ungesichert ist. Zusätzlich muss zwischen einer erlaubten Türöffnung und einem gewaltsamen Aufbruch unterschieden werden.
Anforderungen für den Zutritt zu zertifizierten Bereichen:
Für jeden Mitarbeiter, der Zugang zu den zertifizierten Bereichen hat – sei es Reinigungspersonal oder Sicherheitspersonal – sind bestimmte Anforderungen zu erfüllen. Ein lückenloser Lebenslauf ohne polizeiliche Vorfälle der letzten fünf Jahre muss vorgelegt werden. Des Weiteren ist eine vierstündige Schulung und eine Abschlussprüfung erforderlich, alternativ kann diese Schulung auch online in zwei Stunden absolviert werden. Dies gilt auch für externe Dienstleister und Aushilfen. Es gibt keine Sonderregelungen für Spediteure, Handwerker, Sanitäter oder andere kurzzeitige Mitarbeiter, die Zugang benötigen.
Gäste wie Bewerber, die sich nur kurzzeitig im Unternehmen aufhalten, erhalten eingeschränkte Berechtigungen. Der Pförtner verfügt dank vorausgegangener Anmeldung über die Besucherdaten und weiß, ob ein Termin vereinbart wurde. Aus Sicherheitsgründen müssen die Besucher während ihres Besuchs von zertifiziertem Personal begleitet werden. Am Ende des Aufenthalts müssen die Besucher wieder zur Anmeldung oder zum Pförtner zurückgebracht werden.
Sorgfältige und revisionssichere Dokumentation:
Neben präventiven Maßnahmen zur Einbruchverhinderung ist vor allem die Dokumentation von Bedeutung. Da es sich um sensible personenbezogene Daten handelt, müssen diese sicher gespeichert werden und sind durch spezielle Zugriffsrechte zu schützen. Diese Rechte kennt nur der Sicherheitsbeauftragte oder sein Stellvertreter und können bei Bedarf genutzt werden. Dies schließt auch die revisionssichere Dokumentation von Besuchern und Besuchsvorgängen ein, die von hoher Wichtigkeit für das Unternehmen ist. Auch bei späteren Prüfungen muss nachvollziehbar sein, wer zu welchem Zeitpunkt Zugang zu welchem Bereich hatte und wer die Erlaubnis dazu erteilt hat. Diese Informationen sind auch bei der Aufklärung von kriminellen Aktivitäten wie Diebstahl, Sabotage oder ähnlichen Delikten hilfreich.
Damit im Falle des bekannten Versenders nur autorisierte Personen Zugang zu identifizierbarer Luftfracht haben, sollte der Zutritt gemäß den unternehmensinternen Sicherheits-Richtlinien mit entsprechenden Zutrittsprofilen und zeitlich limitierten Berechtigungen festgelegt sein. Dabei sollte nachprüfbar sein, von wem und wann diese Rechte genehmigt wurden.
