Rechtliche Rahmenbedingungen bei der Zutrittskontrolle
Datenschutz und DS-GVO im Kontext von Zutrittssystemen:
Angesichts der Erfassung und Verarbeitung personenbezogener Daten durch Zutrittssysteme ist die Einhaltung der geltenden Datenschutzbestimmungen von entscheidender Bedeutung. Die Betreiber solcher Systeme sollten besonders seit der Einführung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) im Mai 2018 achtsam sein. Nationale Regelungen wie das BDSG-neu sind im Vergleich zur DS-GVO nachrangig. Sowohl die Zutrittssteuerung als auch die Videosicherheit unterliegen diesen Vorschriften. Die DS-GVO gilt unmittelbar in allen EU-Mitgliedstaaten und Verstöße gegen diese neuen Gesetze können mit erheblichen Geldstrafen geahndet werden. Daher ist es ratsam, an Seminaren teilzunehmen, die sich mit aktuellen rechtlichen Fragen rund um die Erfassung und Verarbeitung personenbezogener Daten befassen.
Unternehmen, die personenbezogene Daten verarbeiten, müssen gemäß Artikel 25 der DS-GVO geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen, um den Anforderungen der Verordnung gerecht zu werden und insbesondere die Rechte der betroffenen Personen zu schützen. Dazu gehört oft auch der Schutz vor unbefugtem Zugriff auf diese Daten gemäß Artikel 32 der DS-GVO, was durch eine Zutrittssteuerung gewährleistet werden kann.
Falls vorhanden, sollte die Arbeitnehmervertretung frühzeitig in die Planung eines Zutrittssystems einbezogen werden und aktiv im Projektteam des zukünftigen Betreibers mitarbeiten.
Betriebsvereinbarung und Partizipation:
Die Einführung und Verwaltung einer Zutrittssteuerung unterliegen der Mitbestimmung.
Diese Regelung ist im Betriebsverfassungsgesetz § 87 festgehalten, welcher die Mitbestimmungsrechte definiert: „(1) Der Betriebsrat hat, …, in folgenden Angelegenheiten mitzubestimmen: … 6. Einführung und Nutzung von technischen Anlagen zur Überwachung des Verhaltens oder der Leistung der Arbeitnehmer.“
Die primäre Form der betrieblichen Mitbestimmung erfolgt durch eine Betriebsvereinbarung (BV), ein Übereinkommen zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat, das Verantwortlichkeiten und Verpflichtungen festlegt. Im öffentlichen Dienst entspricht diesem Konzept die Dienstvereinbarung zwischen der Dienststelle und dem Personalrat. In den meisten Fällen fordern Arbeitnehmervertretungen den Abschluss einer BV, die den Funktionsumfang sowie die Hardware- und Softwarekomponenten des Zutrittssteuerungssystems (mitunter inklusive Zeiterfassung) in ihren geplanten Ausbaustufen dokumentiert. In der Regel stehen Gewerkschaften oder Beratungsstellen mit „Mustervereinbarungen“ für die Ausarbeitung zur Verfügung. In einer BV sollten insbesondere folgende Fragen adressiert und geklärt werden:
- Welche personenbezogenen Daten sollen aufgezeichnet und für welchen Zeitraum gespeichert werden?
- Welche Informationen sollen auf dem Identifikationsträger (innen/außen) individualisiert werden?
- Wer darf und sollte Zugang zu den gespeicherten Daten haben?
- Wer ist verantwortlich für die Auswertung von Protokollen und Berichten?
- Wer kann die Prüfung anfordern, und wie kann der Betriebsrat oder eine sonstige Personalvertretung (im öffentlichen Dienst) beteiligt werden?
Da eine effektive Zutrittssteuerung normalerweise eine Protokollierung erfordert, wird davon ausgegangen, dass dieses sensible Thema (Kontrollmöglichkeiten!!) in enger Abstimmung zwischen Betriebsrat und Geschäftsführung ausführlich behandelt und festgelegt wird. Aus praktischer Sicht ist es daher wichtig, dass die Arbeitnehmervertretung rechtzeitig über geplante Zutrittssteuerungsmaßnahmen informiert wird, um ihre Anliegen einzubringen und gemeinsam mit dem Arbeitgeber eine BV abzuschließen.
Sicherheitsregeln und Arbeitschutzmaßnahmen:
Auf der anderen Seite sind die Sicherheitsregeln und Arbeitschutzmaßnahmen verbindlich festgelegt, welche die Verantwortung des Arbeitgebers für die Sicherheit der Mitarbeiter am Arbeitsplatz betonen, unter anderem durch die Verhinderung unautorisierten Betretens des Betriebsgeländes.
Sicherheitsvorschrift BGV 1 § 37(1): Der Betriebsinhaber hat die Pflicht sicherzustellen, dass unbefugte Dritte keine Betriebsteile betreten, wenn dadurch eine Gefährdung für versicherte Personen entsteht.
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