Arbeitszeiterfassung: Die wichtigsten Fragen für Sie beantwortet
Was genau muss erfasst werden?
Arbeitgeber sind gesetzlich dazu verpflichtet, die exakte Startzeit, die Dauer sowie das Ende der Arbeit ihrer Angestellten unabhängig von der Branche zu dokumentieren, inklusive Überstunden und Pausenzeiten. Ein einfacher Schicht- oder Dienstplan ist nicht mehr ausreichend. Es muss die tatsächliche Arbeitszeit erfasst werden.
Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat in seinen Entscheidungsgründen klargestellt, dass Arbeitgeber nicht nur die Arbeitszeitdaten erheben, sondern auch so erfassen und aufzeichnen müssen, dass eine Kontrolle durch die zuständigen Behörden möglich ist. Es ist nicht ausreichend, den Arbeitnehmenden lediglich ein Zeiterfassungssystem anzubieten und ihnen die Entscheidung zu überlassen, ob sie es nutzen wollen oder nicht. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass die Arbeitnehmenden das System nutzen und ihre Arbeitszeiten ordnungsgemäß erfassen. Es ist auch ihre Pflicht, zu überwachen, ob das System korrekt genutzt wird.
Das BAG hat auch klargestellt, dass es möglich ist, die Aufzeichnung der Arbeitszeiten an die Arbeitnehmenden zu delegieren. In der Praxis können Unternehmen eine entsprechende Richtlinie oder Betriebsvereinbarung verabschieden, um das Verfahren zur Zeiterfassung verbindlich zu regeln. Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen sind dann verpflichtet, das Zeiterfassungssystem ordnungsgemäß zu nutzen. Dies ist insbesondere in Unternehmen mit Betriebsräten wichtig, um sicherzustellen, dass die Aufzeichnung der Arbeitszeit in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Bestimmungen erfolgt und keine Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz vorliegen.
Wie erfasse ich die Arbeitszeit in meinem Unternehmen am besten?
Egal, ob Sie 20 oder 2000 Mitarbeiter beschäftigen, die Time 3010 erfasst Ihre Arbeitszeiten präzise und hält dabei alle gesetzlichen Vorgaben ein. Behalten Sie den Überblick über alle Überstunden und die geleistete Arbeitszeit mit dem praktischen Ampelkonto. Auch die Freigabe von Urlaubsanträgen oder Ähnlichem kann mithilfe des Workflows der Time 3010 erleichtert werden.
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Ob am PC, über die App oder ein Zeiterfassungsterminal: Arbeitszeiten erfassen Ihre Mitarbeiter selbst – ohne weiteren administrativen Aufwand.
Wie muss die Arbeitszeit erfasst werden?
Der neuste Gesetzesentwurf des BAG gibt vor, dass die Arbeitszeit der Beschäftigten künftig mithilfe elektronischer Systeme erfasst werden muss. Sie erleichtern die Verwaltung und Kontrolle der Arbeitszeit und können dazu beitragen, Überstunden und damit verbundene Kosten zu reduzieren. Zudem ermöglichen sie eine präzisere Erfassung von Arbeitszeiten und können somit helfen, gesetzliche Vorgaben einzuhalten. Auch die Mitarbeiter können von elektronischer Zeiterfassung profitieren, da sie eine transparente Erfassung ihrer Arbeitszeiten und gegebenenfalls Überstunden ermöglicht. Eine klassische Arbeitszeiterfassung mit der altmodischen Stempeluhr ist somit nicht mehr möglich. Stattdessen werden Systeme mit digitalen Zeiterfassungsterminals zum neuen Standard.
Welche Vorteile bringt die Erfassung?
Die elektronische Arbeitszeiterfassung bietet zahlreiche Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Durch die automatisierte Erfassung und Auswertung von Arbeitszeiten werden Fehler minimiert und der Verwaltungsaufwand reduziert. Zudem ermöglicht eine präzise Erfassung der Arbeitszeit, eine genaue Abrechnung von Überstunden und eine effektivere Planung von Ressourcen und Personal. Arbeitnehmern bietet die Arbeitszeiterfassung zudem eine transparente und nachvollziehbare Dokumentation ihrer Arbeits- und Ruhezeiten, was zur Verbesserung des Arbeitsklimas und der Arbeitsbedingungen, sowie einer erhöhten Produktivität beitragen kann. Die Arbeitszeiterfassung hat also für beide Seiten Vorteile.
Was verändert die Arbeitszeiterfassung in Bezug auf Homeoffice und Vertrauensarbeitszeit?
Im Zuge des neuen Urteils zur elektronischen Zeiterfassung bleibt beides weiterhin möglich. Bei der Vertrauensarbeit bestimmen die Arbeitnehmenden weiterhin eigenständig den Beginn und das Ende ihrer täglichen Arbeitszeit. Der Arbeitnehmer muss allerdings dokumentieren, wann er oder sie da war. Die Auszeichnung der Arbeitszeit ist hier aber nicht als Kontrolle, sondern Teil des Arbeitsschutzes zu sehen. Auch im Homeoffice haben Arbeitnehmende oft eine gewisse Flexibilität, wann sie arbeiten möchten. Allerdings müssen trotzdem Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sowie Pausenzeiten und Überstunden erfasst werden. Hierbei können elektronische Zeiterfassungssysteme auch im Homeoffice eingesetzt werden, um eine lückenlose Dokumentation der Arbeitszeit zu gewährleisten.
Produkte der 3010 Software
Unser Angebot umfasst neben der Zeiterfassung, auch die digitale Personalakte, Zutrittskontrolle und die Personaleinsatzplanung. Wir bieten Ihnen individuelle Lösungen, die genau auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten sind. Unsere erfahrenen Mitarbeiter stehen Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung und beraten Sie kompetent und umfassend zu unseren Produkten und Dienstleistungen. Vertrauen Sie auf unsere langjährige Erfahrung und lassen Sie uns gemeinsam dafür sorgen, dass Ihr Unternehmen effizient und erfolgreich arbeiten kann. Kontaktieren Sie uns jetzt und lassen Sie uns gemeinsam eine Lösung finden, die zu Ihnen passt.
Wer muss die Arbeitszeit erfassen?
Das Arbeitszeitgesetz findet keine Anwendung auf leitende Angestellte, doch diese Gruppe ist recht klein, da die Anforderungen hierfür sehr hoch sind. Dies betrifft insbesondere Führungskräfte, die in der Lage sind, Mitarbeitende eigenständig einzustellen oder zu entlassen oder eine bedeutende Handlungsvollmacht innehaben.
Gemäß der Arbeitszeitrichtlinie (RL 2003/88/EG) sind weitere Ausnahmen für Arbeitnehmende möglich, deren Arbeitszeit aufgrund spezieller Merkmale ihrer Tätigkeit nicht vorherbestimmt oder bemessen werden kann.
Ab wann gilt die Pflicht zur Zeiterfassung?
Die Pflicht an sich gilt ab sofort. Strafen werden aber erst nach einer Übergangsfrist geltend gemacht.
Urteile des EuGH (Europäischer Gerichtshof) und des BAG vom Mai 2019 und September 2022 haben die Pflicht zur Zeiterfassung festgelegt. Am 19.4.2023 hat das Arbeitsministerium mit einem Gesetzesentwurf auf die Urteile des EuGH und des BAG reagiert und sieht die Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung vor. Hierbei ist es egal, ob die Erfassung per App, stationärem Terminal oder Webterminal erfolgt. Informieren Sie sich hier, welche Option am besten zu Ihren Bedürfnissen passt.
Was passiert bei Nichteinhalten der Pflicht?
Wenn Arbeitgeber die gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung nicht einhalten, können sie mit hohen Geldbußen bestraft werden. Außerdem können Arbeitnehmer Ansprüche auf Entlohnung für Überstunden geltend machen, die aufgrund fehlender oder unzureichender Zeiterfassung nicht vergütet wurden. In schwerwiegenden Fällen kann die Verletzung der Arbeitszeiterfassungspflicht auch zu arbeitsrechtlichen Konsequenzen wie Abmahnungen oder sogar Kündigungen führen.
Häufig gestellte Fragen
Wie lange dauert die Einführung?
Die Dauer der Implementierung der Zeiterfassung Time 3010 liegt bei dem Großteil unserer Kunden zwischen 1 und 3 Monaten.
Kann ich die Arbeitszeit auch im Homeoffice erfassen?
Ja durch den Webservice mit integriertem Webterminal der Time 3010 ist es kein Problem die Arbeitszeit auch bei mobilem Arbeiten zu erfassen.
Mit welchen Kosten muss ich bei einer Zeiterfassung rechnen?
Diese Frage lässt sich pauschal nicht beantworten, da mehrere Faktoren in die Kalkulation einspielen. Personenanzahl, Buchungsweise, zusätzliche Module, etc.
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Ist es möglich, die Terminals in Kombination mit mobiler Zeiterfassung zu nutzen?
Ja. Zusammen mit unserer Time 3010 Software können Sie auch die Zeiterfassung über den Computer oder die App vornehmen. Insbesondere in Unternehmen mit Homeoffice-Regelungen ist es sinnvoll, stationäre Terminals durch mobile Zeiterfassungslösungen zu erweitern. Wir gewährleisten einen nahtlosen Prozess, da unsere Software und Hardware gemeinsam füreinander entwickelt wurden.
